Privacyverklaring AV Nova

Beleid persoonsgegevens a.v. Nova

Atletiekvereniging Nova (Nova) hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. De bescherming en omgang met persoonsgegevens binnen Nova ligt vast in dit beleidsdocument. Het is in overeenstemming met de eisen in de wet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Nova wil de privacy van haar leden en vrijwilligers waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Dit brengt in ieder geval met zich mee:

• Persoonsgegevens worden verwerkt met het doel waarvoor deze gegevens zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document.;
• De vereniging niet meer persoonsgegevens verzamelt dan noodzakelijk nodig;
• De uitdrukkelijke toestemming van de leden voor verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (overeenkomstig dit beleid) wordt gevraagd bij het aangaan van het lidmaatschap met de vereniging;
• De vereniging passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens zo goed mogelijk gewaarborgd is;
• De vereniging géén persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit valt binnen de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

Nova is verantwoordelijk voor de verwerking en opslag van uw persoonsgegevens, waarbij de penningmeester het 1e aanspreekpunt is. Indien u na het doornemen van het beleid inzake de Wet AVG nog vragen heeft of contact met ons wenst dan willen wij u verzoeken dit te doen via het emailadres: ledenadministratienova@kpnmail.nl.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Nova verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Deelname aan verenigingsactiviteiten en uitvoering van door Nova vastgesteld beleid;
• Het versturen van het clubblad, uitnodigingen en actueel houden van de clubwebsite;
• Bijhouden en plannen van vrijwilligerstaken, vrijwilligersopleidingen/kwalificaties en loopgroepen;
• Bepalen van en (indien van toepassing) incasseren van verschuldigde contributie;
• Registratie van het verplichte lidmaatschap aan de Atletiekunie;
• Voor promotionele doeleinden van de vereniging (waaronder uitslagen en wedstrijdverslagen in de meest brede zin);
• Bijhouden van de historie van de vereniging (o.a. oud-lidmaatschappen en ereleden).

Gegevens worden binnen de vereniging alleen uitgewisseld voor zover daar functionele of sociale noodzaak toe is. Voor de bovenstaande doeleinden zullen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en kunnen gebruiken:

• Naam en adres
• Geboortedatum en geslacht
• E-mailadres
• Telefoonnummer(s)
• Rekeningnummer bank (uitsluitend voor incasso’s)
• Vrijwilligersvoorkeuren

Daarnaast kunnen extra gegevens worden geregistreerd als dat voor de vereniging functioneel is. Denk aan VOG’s, relevante diploma’s, en individuele of clubrecords, maar ook gewone sportprestaties binnen de vereniging.

Verstrekking aan derden

De vereniging kan persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor uitvoering van de hiervoor beschreven doeleinden. Zo zijn alle leden door ons met de noodzakelijke gegevens aangemeld bij de Atletiekunie, verder maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het voeren van de ledenadministratie;
• Registreren en publiceren van inschrijvingen en wedstrijduitslagen van av Nova;
• Het faciliteren van de website van av Nova;

Wij geven geen persoonsgegevens af aan andere partijen waarmee geen bewerkersovereenkomst is afgesloten, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar oud) alleen als daarvoor middels het lidmaatschapsformulier schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.

Bewaartermijnen

De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hier beschreven doelen, dan wel op grond van wet of regelgeving is vereist.

Beveiliging

Nova spant zich in om met passende technische en organisatorische maatregelen uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Enkele voorbeelden welke maatregelen genomen worden zijn:

• Alle personen die namens Nova toegang tot uw gegevens hebben, mogen die alleen verwerken binnen de vastgestelde doelen van de vereniging en zijn gehouden aan geheimhouding hiervan;
• Als daar aanleiding voor is depersonaliseert de vereniging gegevens en gebruikt zij encryptie;
• De vereniging maakt en bewaart back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Nova test en evalueert regelmatig haar beveiligingsmaatregelen, en stelt deze bij;
• De vrijwilligers van de vereniging zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

Ieder lid heeft recht op inzage en rectificatie van zijn persoonsgegevens en op verwijdering van onterecht/onnodig geregistreerde persoonsgegevens. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door Nova of door één van onze verwerkers indien deze in strijd is met het hier vastgestelde beleid van Nova inzake het verwerken van persoonsgegevens.

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van de persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct met ons contact op te nemen. Komen wij er samen niet uit dan betreuren wij dit uiteraard. U heeft altijd het wettelijk recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming).

Wijziging ‘beleid persoonsgegevens bij a.v. Nova’

Het bestuur van a.v. Nova kan dit beleidsdocument aanpassen aan de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van persoonsgegevens. Daarnaast kunnen alleen door een besluit van de ALV de doelen waarvoor av Nova de persoonsgegevens verwerkt worden gewijzigd.

Dit beleidsdocument is vastgesteld door het bestuur van a.v. Nova d.d. 6 juni 2018.