Uitnodiging Algemene Ledenvergadering 25 maart 2024
Aanvang 20.00 uur in de kantine van AV Nova
Agenda Algemene Ledenvergadering 25 maart 2024

1: Opening en vaststellen van de agenda
2: Mededelingen en ingekomen stukken
3: Vaststellen notulen vergadering 27 maart 2023
4: Jaarverslag van het bestuur
5: Jaarverslag commissies
6: Financiële verantwoording AV Nova
7: Contributieverhoging
8: Verslag van de kascommissie/Benoeming nieuw lid kascommissie
9: Financiële verantwoording Stichting Sportaccommodatie Nova
10: Benoeming van de bestuursleden

• aftredend: Deni van Schagen en Nelina Bruin beide niet herkiesbaar,

11: Rondvraag en sluiting

Notulen Van de Algemene Ledenvergadering AV Nova 27 maart 2023

Aanvang vergadering: 20.00 uur
Locatie: Nova Kantine
Afwezig met af bericht: Willem de Maare, Peter Robert
Aanwezig: Isabelle Brus, Roland Karsten, Maaike Tesselaar, Bram Berkhout, Deni van Schagen, Margo Hogervorst, Jos Hoogeboom, Nelina Bruin, Carlo de Moel, Jan Dick Ligthart, Ada Jonker, Marieke Brakee, Truus Rood-Zutt, Ingmar Zondervan, Rob Duvivier, Hugo Vader, Matthijs de Groot, Gerrie Masteling, Joop Nota, Emma van der Pal, David Reijmerink, Jan Dirk Giskes, Rene Tijm, Jolijn Prins, Marian Robert, Marian Janssen, John Vader, Henry Hofmann, Kiki Klaver, Willemien Stam, Co Duineveld, Jos Schalkwijk, Piet van der Welle, Eefje de Vlieger, Piet Stuijt, Aad Pancras, Yde Dekker, Steven de Moel, Dick Nannes, David van der Welle, Petra Taams, Ruud Doodeman, Piet de Waard, Roland Huijbers, Linda Hurkmans, Kees van Wonderen, Arien Kruijer, Tijs Hofmann.
 

1: Opening en vaststellen van de agenda
Isabelle Brus opent de Algemene Ledenvergadering van 2023. Voorafgaand aan deze vergadering geeft zij het woord aan de Wethouder van de gemeente Schagen, Puck de Nijs. De wethouder is voor een speciale gelegenheid aanwezig en overhandigt als verrassing “het Schager Compliment” aan Nelina Bruin. Tevens ontvangt Nelina vanuit het bestuur het erelidmaatschap van Nova en mag zij de “ster” onthullen. Nelina wordt bedankt voor haar enorme inzet in mooie woorden van de Wethouder, Joop Nota en Isabelle Brus.
De agenda wordt vastgesteld.
 

2: Mededelingen en ingekomen stukken
Afbericht van Willem de Maare en Peter Robert
 

3: Vaststellen notulen vergadering 28 maart 2022
De Notulen van de ALV van 28 maart 2022 worden akkoord bevonden.

4: Jaarverslag van het bestuur
Het bestuur heeft zich het afgelopen jaar met name beziggehouden met:

•  VOG’s (Verklaring Omtrent Gedrag): Voor bestuursleden en trainers in het kader van “Veilig Sporten”.

•  De organisatie van een vrijwilligers-dag in oktober voor alle vrijwilligers, als dank en waardering voor hun inzet.
•  Het permanent zoeken naar juryleden, starters, trainers. Het hebben en houden van vrijwilligers wordt steeds moeilijker. Met name is er een tekort aan starters en juryleden. Hierbij een oproep aan de leden. (Marian vraagt zich af zij nog op een lijst staat, terwijl ze niet meer actief is. Antwoordt is dat dat waarschijnlijk zo is. Marian gaat zich afmelden).
•  Vraagstukken m.b.t. het verduurzamen van de vereniging in samenhang met de Stichting. (Zorgvuldig omgaan met verlichting baan, in de tijd overgaan op Ledverlichting. We verkeren in de brainstormfase).
•  Het creëren van een communicatieplan. De Noviteit, de website, facebook, mail, zijn allemaal losse eilandjes om al deze verschillende kanalen met elkaar te verbinden, nieuwe kanalen aan te boren als TikTok, YouTube en Strava, willen we gaan starten met een commissie “media”. Een oproep aan de leden is om interessante, leuke, informatieve dingen te delen en door te geven aan media@avnova.nl
•  Bedenken hoe we de kantine wat eigentijdser kunnen maken.
•  Het anders inrichten van de EHBO door eigen leden op te leiden als EHBO-er.

Vanuit de ledenadministratie:
1-1-2022: 341 leden (188 mannen en 153 vrouwen)
31-12-2022: 338 leden (164 mannen en 174 vrouwen)
Er is een lichte afname bij de pupillen, senioren en masters en lichte groei bij de junioren

5: Jaarverslag commissies

Jeugdcommissie: Nelina Bruin.
Georganiseerd zijn de Wintercompetitie, meerkampfestival, zomercompetitie pupillen en junioren. Bij deelname aan meer dan 7 wedstrijden wordt er een attentie ontvangen. Het kamp heeft plaatsgevonden en er zijn weer pieten geregeld met Sinterklaas. De meerkamp heeft gezorgd voor nieuwe leden. In 2023 wordt de meerkamp om diverse reden niet georganiseerd, misschien weer in 2024. De vrijdagavond cross wordt weer opgestart, de clubkampioenschappen met aansluitend het Nova kamp/nacht van Nova. Daarnaast wordt de ronde van Tuitjenhorn in het programma opgenomen met aansluitend een gezellige avond.

Sponsorcommissie: Yde Dekker.
De administratie is geautomatiseerd, er heeft groot onderhoud plaatsgevonden van sponsoren, er zijn nieuwe sponsoren gevonden, deelname aan de Raboclubactie is gerealiseerd.

Tot de sponsorcommissie is toegetreden Linda Kleijer. Verdere uitbreiding van de commissie is gewenst evenals het vinden van nieuwe sponsoren.

Materialen Commissie: Piet Stuyt.
Onderhoud, reinigen accommodatie, reparatie en faciliterende klussen, uitvoeren van vernieuwde objecten, zoeken en handelen naar energiebesparende oplossingen.
(Vervangen borden, oude horden opgeknapt, sleutelkluisjes aangebracht, verhogen van de cross heuvel, plaatsen van een nieuw net bij de discuskooi.
Op de rol staat de ledverlichting.
Er is veel gerealiseerd om dit voort te kunnen zetten is uitbreiding van de klusploeg zeer wenselijk.
(Marian Robert: noemt Piet: “Man van de Klusploeg”)

Wandelafdeling: Marian Robert.
Vanuit de gemeente Schagen, Sportservice Schagen is op donderdagochtend een wandelgroep gestart. Nova faciliteert hen. De wandelleden zijn i.p. geen Nova lid, staan geboekt als donateur. Er zijn inmiddels al een aantal mensen overgestapt naar Nova.

De wandelbond is niet meer aangesloten bij de Atletiek Unie. Alle Nova leden zijn lid van de Atletiek Unie. Het bestuur heeft besloten dat alle wandeltrainers lid kunnen zijn van de wandelbond, zodat zij trainingen vanuit de wandelbond kunnen volgen.

Er is een groeiend aantal mannelijke leden.

De Nordic walking groep kan meer leden gebruiken. Peter Robert gaat de training weer oppakken.

Er is een nieuwe wandeltrainer gevonden: Marieke Brakkee.
Heel jammer en verdrietig is dat Jan Karsten (trainer) ernstig ziek is en daardoor geen training meer geven.

De energietransitie:
Het clubgebouw en het krachthonk vallen onder particulier gebruik. De overige accommodatie niet.
De Stichting Nova houdt zich bezig met verdere verduurzaming van het clubgebouw en het krachthonk. Er heeft een gesprek plaatsgevonden met de wethouder sportaccommodatie Schagen. Het overgaan naar ledverlichting is de wens, maar is kostbaar. Als we overgaan naar Ledverlichting moeten we dit voorfinancieren, maar krijgen dit wel terug van de gemeente in een tijdbestek van een jaar. Nova heeft middelen om dit te kunnen doen. Vanuit de gemeente krijgen we nog ondersteuning van een energiecoach.
Er wordt opgemerkt dat de thermostaat af en toe aan staat, terwijl er geen gebruik wordt gemaakt van de accommodatie. Dat is zonde en een verspilling.
Jos Schalkwijk: Veldverlichting is dat niet eenvoudig te vervangen voor ledverlichting? Antwoordt: Nee dat is niet eenvoudig.
Kan er geen oplossing komen voor de thermostaat? Antwoordt: Nog niet. Vraag is of iedereen wil letten op zorgvuldig gebruik van de verwarming.

De kantinecommissie: Marieke Brakee.
De kantinecommissie verzorgt bij de diverse gelegenheden en evenementen koffie, zorgt dat het schoon is en regelt de inkoop. Doel is om de kantine in de loop van de tijd iets gezonder te maken. Dit jaar neemt Ada Jonker afscheid als commissielid. Ook bij deze commissie een oproep voor een nieuw commissielid.

De baanwedstrijden commissie: René Tijm.
Nova organiseert een vast aantal wedstrijden. Dit jaar zijn sommige van deze wedstrijden wat mager bezocht. (Wedstrijden die georganiseerd zijn: Clubcross, G-competitie, baancircuit XL, pupillencompetitie, sportweek Warmenhuizen, clubkampioenschappen jeugd, clubkampioenschappen masters, instuif baancircuit)
Voor het eerst is vorig jaar ook een onderdeel van de sportweek georganiseerd door Nova, ook het komende jaar gaat dat weer plaatsvinden. De G-competitie en het baancircuit XL staan in 2023 niet op het programma. De overige wedstrijden wel.
De baanwedstrijden commissie heeft behoefte aan mensen; juryleden, starters, tijdwaarnemers.

Trainers: Maaike Tesselaar.
Er zijn nieuwe trainers gestart. Er zijn jeugdtrainers opgeleid vanuit de jeugd die nu zelfstandig trainer zijn. De G- Trainers is een grote groep om trots op te zijn. Maar al met al blijft het trainerscorps redelijk dun. Uitbreiding is wenselijk.
Linda Hurkmans is benoemd als hoofdtrainer

6: Financiële verantwoording AV Nova
De winst en verliesrekening wordt gepresenteerd door Carlo de Moel. Een negatief resultaat.
Bij de post sponsoren heeft een opruiming plaatsgevonden, bij de post Evenementen is een terugloop waarneembaar, de kosten van de Boerenkoolloop waren hoger waardoor de opbrengsten minder waren. (De Boerenkoolloop levert ons altijd veel geld op. Er is al besloten om het inschrijfgeld volgend jaar te verhogen).

De kosten voor de vereniging zijn omhooggegaan. In 2021 waren er weinig inkomsten van wedstrijden en er zijn extra kosten gemaakt door het organiseren van de vrijwilligers-dag.

Vanuit de gemeente Schagen is in 2022 geen bijdrage ontvangen m.b.t. Covid en ook geen solidariteitsbijdrage.

Vanwege het negatieve resultaat is dit jaar geen reserve gedaan voor een reservering voor het 50 jaar bestaan.
Truus Rood: Drukkosten wat behelst dat? Antwoordt: Dit betreft het drukken van sponsor borden en de Noviteit.

Er is besloten om hogere tarieven te rekenen voor nieuwe sponsoren.
De Balans: Opvallend is dat er bijna geen contanten stroom meer is.De reserve is afgenomen.

Truus Rood: Is een reserve voor het 50-jarig bestaan nodig. Antwoordt: Ja, voor als we wat willen organiseren wel.
Begroting 2023: De Inkomsten zijn wat verhoogd. Alle posten zijn nagenoeg hetzelfde gebleven evenals de kosten.
Ook volgend jaar wordt een negatief resultaat verwacht.

Jos Schalkwijk: Is dat inclusief de contributieverhoging. Nee dat gaat pas in op 1-1-2024

Ronald Huibers: Verlichting zie ik niet terug. Antwoordt: Klopt de verlichting valt onder de Stichting.

Goedkeuring van de balans en staat van baten en lasten wordt gegeven.

7: Contributieverhoging
Het afgelopen jaar hebben we verlies gedraaid en verwachting is ook dat in 2023 er sprake van verlies zal zijn. In vergelijking met andere verenigingen hanteren we een lage contributie.
 Om die reden een voorstel voor contributieverhoging vanaf 1-1-2024. Dit houdt in:
1: Verhoging van de wedstrijdlicentie (doorbelasting doorrekenen van AU) van 5,-- euro.
2: Verhoging van 9% van de tarieven bij alle lidmaatschappen.

Deze contributieverhoging zal rond de 2.600-2.700 euro extra inkomsten genereren. De verwachting is dat we dan in 2024 weer in de zwarte cijfers zullen draaien.

De verhoging van de energiekosten valt onder de Stichting. We gaan ervan uit dat de ledverlichting hierin verlichting brengt.

Willemien Stam: Waarom niet voor iedereen dezelfde verhoging? Antwoordt: Omdat niet alle leden evenveel gebruik maken van de baan.

Kiki Klaver: Moeten pupillen ook meer betalen? Antwoordt: Als dat doorbelast wordt door de Atletiek Unie aan de vereniging dan wel.
De contributieverhoging wordt vastgesteld.

8: Verslag van de kascommissie/Benoeming nieuw lid kascommissie

Jos Schalkwijk en Hugo Vader:
Boeken gecontroleerd, kas nageteld. Conclusie Carlo de Moel heeft zijn zaken uitstekend voor elkaar. Compliment waard! Decharge wordt verleend.
Jos Schalkwijk treedt af. Jos Hoogeboom biedt zich aan als nieuw lid van de kascommissie, naast Hugo Vader.

9: Financiële verantwoording Stichting Sportaccommodatie Nova
Exploitatie: We hebben rare jaren gehad. 2022 is vergelijkbaar als voor de Corona tijd. Voornamelijk inkomsten vanuit de huur, kantine en verhuur, sponsoren en acties.
Uitgave kosten gemeente, onroerende zaken, nutsbedrijf (geen vast contract).

We komen uit op een klein minnetje (inclusief reservering 3000,- voor klein onderhoud)
Toevoeging Marian Robert: Er is 500,-- euro ontvangen als gift vanuit de Huisweid.

Overzicht van de balans. De btw-afdracht gaat via de Stichting en is vrij stabiel.

Begroting 2023: De huur aan de vereniging is al jaren hetzelfde en wordt nog niet veranderd.
Grootste post op de begroting is het Nutsbedrijf met een verwachting rond de 8000. -- euro

Als er niet doorberekend wordt aan de vereniging dan draait ook de Stichting negatief.

Piet Stuyt: Lasten naar de gemeente is die stabiel? Antwoordt: Ja.
Marian Robert: De solidariteit kosten zijn 5,-- euro per lid. 1 keer in de 5 jaar is er een peildatum m.b.t. aantal leden.

10: Veilig Sporten
Deni van Schagen: Er is vanuit het bestuur veel aandacht besteed aan formaliseren van veilig sporten. Zo is er een werkgroep opgericht die onderzoek heeft gedaan naar de kernwaarde van Nova. Jeugdleden zijn hierover benaderd. Wat Nova kenmerkt, wat wij als leden belangrijk vinden, wat wij willen uitstralen, wordt in een aantal Kernwoorden op een bord geplaatst en op een zichtbare plek gehangen in de kantine.

De VOG’s (Verklaring omtrent gedrag) zijn allemaal aangevraagd voor bestuur en alle trainers en vertrouwenscontactpersonen.
Voor het komend jaar de oproep wat er vanuit de leden nog nodig is? Input is welkom!

11: Aftredende en aantredende commissieleden
Aantredend:
Linda Kleijer, sponsorcommissie
Marieke Brakee, Noviteit en wandeltrainer
Mediacommissie: Suzan Nieman, Lonneke Kossen, Jolijn Prins, René Tijm

Aftredend
Jos Schalkwijk, kascommissie
Ada Jonker, kantine commissie
Vertrouwens contactpersoon: Cor Wabeke

12: Benoeming van de bestuursleden;

• aftredend Jos Hoogeboom en Margo Hogervorst niet herkiesbaar,
• Bram Berkhout en Maaike Tesselaar herkiesbaar.
• Roland Karsten aantredend

Margo en Jos worden bedankt voor hun inzet met mooie woorden, bloemen en een cadeau.
Roland Karsten wordt benoemd als vicevoorzitter en Sara Prins in de functie van secretaris.

13: Rondvraag en sluiting

Gerrie Masteling: De e-mailadressen zijn aangemaakt voor functionarissen en commissies, zodat bij wisselingen continuïteit plaatsvindt. Graag wijzigingen doorgeven aan Gerrie.

Marian Robert: Moeten de mailadressen voor functionarissen doorgegeven worden aan Gerrie? Antwoordt: Dat hoeft niet, want het staat al in de Noviteit.

Isabelle Brus vult aan dat zij ervoor zorgt dat Gerrie de juiste adressen ontvangt.

Piet Stuyt: Niet alle adressen staan juist vermeldt in de Noviteit. Isabelle geeft aan dat dit kan worden aangegeven bij John Vader

Gaat de Bosloop definitief niet door? Maaike Tesselaar: Tenzij we vrijwilligers hebben om dit te organiseren. Jos Hoogeboom vult aan dat er weinig inkomsten uit voortkomen door beperkte deelname.

Gerrie Masteling: Voorstel dat mensen moeten aanvinken bij de ledenadministratie of ze vrijwilliger willen zijn. Punt wordt meegenomen in de bestuursvergadering.

Dankwoord Isabelle.
Einde vergadering,